Evenement in de stad?

Projectmanagement in een Netwerkorganisatie

Sinds enkele maanden ben ik betrokken (geweest) bij een aantal evenementen die een enorme impact hebben op hun omgeving. De Boeing 747 van Corendon die van Schiphol naar het Village Hotel in Badhoevedorp werd verplaatst,  en vieringen van Koningsdag en -nacht in grote steden. Wat mij duidelijk is geworden dat zulke evenementen een ambitie hebben die de meeste partijen niet overzien en zeker niet alleen kunnen realiseren. Want zo weet ik uit ervaring: een idee is nog geen plan en alle plannen samen, geven nog geen idee.

Is dit jouw ambitie? Lees dan verder

Ambities en ideeën

Het begint natuurlijk wel met een ambitie en een idee. Ook zo’n feest als Koningsdag en -nacht begint met een idee en wordt dan een samenspel van organisaties. Elk met een cultuur, een verwachting, belangen en mensen die daar zelf invulling aangeven. Een complex samenspel waarbij het telkens gaat over de invulling van die ambitie. Die is namelijk sterk afhankelijk van de mogelijkheden en wensen van alle betrokken partijen. Elke partner geeft er op de eigenwijze invulling aan en probeert de eigen belangen en doelstelling maximaal te realiseren.

Identiteit

Dit geeft dat heel hard wordt gewerkt om de kikkers in de kruiwagen te houden om samen iets te realiseren. Wanneer partijen heel erg hun best doen om eigen doelen te realiseren komt er van de ambitie vaak weinig terecht en loopt een de evenementorganisator leeg op oneigenlijke kosten en komt om door het adhoc en reactief organiseren van de interne processen. Wat dit met het ambitieniveau doet, laat zich makkelijk raden.

Projectmanagement en netwerkgovernance

Ik ben me bewust dat grote evenementen veelal vanuit een idee op projectmanagement worden georganiseerd. Maar dat is maar een beperkt gedeelte in het organiseren van een evenement. Er is ook sprake van een netwerk aan partners wat gestuurd en bestuurd moet worden en van publiek waarvan de verwachtingen gemanaged moeten worden.

De Impact in de context is het publieksbelang en het belang van de inwoners en gebruikers van de omgeving waar het evenement wordt gehouden.

De Impact in het netwerk is de manier waarop het evenement wordt georganiseerd en welke partners erbij betrokken worden en welke partners er vereist zijn.

Besluitvorming in dergelijke netwerkactiviteiten is niet eenvoudig. Wie heeft wanneer en waar iets over te zeggen? Wat wordt er verwacht door de organisatoren, de gemeente, de veiligheidsregio en natuurlijk het publiek en wat zijn de mogelijkheden van al deze partijen? Wie hakt nu de knoop door.

Rol van projectmanagement binnen het netwerk

Projectmanagement met een goede formalisatie van taken, besluitvorming, projectplanning en communicatie, komt hier tot zijn recht. Als ruggengraat en motor van het netwerk. Waar opdrachten en vragen duidelijk worden geformuleerd en op basis daarvan de juiste partners worden gezocht.

Commerciële partners die zich herkennen in de ambitie en begrijpen welke rol ze hebben in het netwerk en vanuit die visie de eigen doelstellingen behalen. En natuurlijk zijn er de overheden en uitvoeringsorganisaties een wettelijk rol hebben. Een goede afstemming tussen vraag ,verwachting en mogelijkheden maakt dat deze partners adequaat bijdragen aan de organisatie van het evenement en haar context. Samensturing waar kan en

Ik geloof dat dit samen geeft dat een evenement een feest wordt. Voor het publiek, als eerste. Voor de organisatie en voor alle betrokken partners in de voorbereiding, de uitvoering en na de tijd. Dit geeft een goede basis voor volgende evenement.

Wil je meer weten over projectmanagement en netwerkgovernance voor evenementen? Mail naar janhein@vbsa.nl

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *